Flexible Dokumentengenerierung für Jedermann

Wer mit RIOS arbeitet, weiß: Der größte Vorteil liegt nicht nur darin, Daten sorgfältig zu pflegen, sondern diese Daten auch effizient für den Arbeitsalltag nutzbar zu machen. Ob Verträge, Bescheinigungen, Einladungen oder Praktikumsunterlagen – Standarddokumente gehören zum täglichen Geschäft. Bisher war das Erstellen von Vorlagen oft umständlich und auf wenige Spezialisten beschränkt. Jede kleine Änderung bedeutete zusätzlichen Aufwand.

Mit dem neuen Serienbriefe-Tool gehört das der Vergangenheit an. Alle, die Word bedienen können, können nun ihre Dokumentenvorlagen selbst gestalten, flexibel, schnell und direkt in RIOS einsetzbar.

Warum Serienbriefe?

Während komplexe Dokumente wie Rechnungen oder Berichte umfangreiche Logik und Datenverknüpfungen benötigen, gilt für die meisten Standarddokumente: Es geht darum, Teilnehmerdaten wie Name, Adresse, Maßnahme oder Ansprechpartner an der richtigen Stelle einzusetzen. Genau dafür sind Serienbriefe ideal.

Das Tool greift auf die umfangreichen RIOS-Daten zu, von Teilnehmern über Maßnahmen bis zu Praktikumsbetrieben und macht es einfach, personalisierte Dokumente zu erzeugen.

So funktioniert’s

1. Vorlage in Word erstellen
   Legen Sie das Layout Ihres Dokuments fest, ob einfacher Brief, Tabelle oder Formular. Selbst spezielle Formulare mit Hintergrundbildern oder festen Feldern lassen sich einfügen.
2. Platzhalter einfügen
   Mit dem Word-Add-in für RIOS können Sie Serienbrieffelder wie Name, Adresse, Maßnahme, Geburtsdatum oder Personalpronomen einfügen. Sie können auch frei definierbare Felder aus Maßnahmen einbinden, z. B. Prozessverantwortliche, Case Manager oder spezifische Freitextfelder. Beim Erstellen der Dokumente werden diese Platzhalter automatisch mit den entsprechenden Daten gefüllt.
3. Vorlage hochladen
   Die fertige Vorlage wird in RIOS hochgeladen und steht je nach Berechtigung allen Kollegen als Serienbriefvorlage zur Verfügung. Dabei können Sie auswählen, ob Vorlagen öffentlich oder privat genutzt werden.
4. Dokumente erzeugen
   Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer, Kostenträger oder Praktikumsbetriebe aus und erstellen Sie ein einzelnes Dokument oder gleich eine ganze Serie. Auf Wunsch werden die erstellten Serienbriefe direkt im QM-Modul als Qualitätsdokumente gespeichert.

Typische Anwendungsfälle

• Einladungsschreiben an Teilnehmer oder Praktikumsbetriebe
• Schul- und Maßnahmenbescheinigungen
• Praktikumsverträge mit automatisch eingefügten Betriebs- und Teilnehmerdaten
• Standardisierte Formulare, die als Bildvorlage hinterlegt und mit dynamischen Feldern ergänzt werden

Vorteile auf einen Blick

Einfachheit: Wer Word bedienen kann, kann Serienbriefvorlagen erstellen.
Flexibilität: Für einzelne Teilnehmer, ganze Gruppen oder spezifische Maßnahmen.
Zeitersparnis: Standarddokumente sind mit wenigen Klicks fertig.
Teamfähigkeit: Vorlagen können zentral verwaltet und geteilt werden.
Prozessintegration: Serienbriefe lassen sich in verschiedene Arbeitsabläufe einbinden, z. B. beim Erstgespräch, in der Praktikumsverwaltung oder bei Erinnerungs- und Informationsschreiben.
Individualisierung: Freie Felder und Pronomen ermöglichen personalisierte Ansprache, z. B. „Teilnehmerin“ oder „Mitarbeiterin“.
Flexibler Absender: Je nach Organisationseinheit oder Maßnahme kann der Absender angepasst werden.

Fazit

Mit RIOS wird die Dokumentenerstellung eigenständiger: Weniger Aufwand, weniger Abhängigkeiten, mehr Kontrolle für das Team. Standarddokumente lassen sich ad hoc erstellen, individuell anpassen und in die bestehenden Prozesse integrieren. So wird Routinearbeit zu einem digitalen, zeitsparenden Prozess und Sie gewinnen Freiraum für die wirklich wichtigen Aufgaben.