Alle RIOS Neuheiten auf einen Blick
1. Lernorte mit der neuen RIOS Werkstatt-Planung dokumentieren
Die neue RIOS Werkstatt-Planung ermöglicht eine gezieltere Dokumentation und hilft auch bei komplexen Belegungsszenarien z. B. im BvB. Diese Flexibilität fördert eine effizientere Nutzung der Werkstätten und berücksichtigt die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmer. Gleichzeitig ist die Integration in die bestehenden RIOS-Strukturen nahtlos. Die Werkstatt-Planung optimiert die Ressourcennutzung und stellt sicher, dass die Zeit der Teilnehmer bestmöglich genutzt wird.
Ihre Vorteile im Überblick
- Planen Sie die Zeit Ihrer Teilnehmer bestmöglich.
- Lasten Sie Ihre Werkstätten optimal aus.
2. RIOS News
1. Teilnehmerportal
Gerade in der Entwicklung befindet sich das neue RIOS-Teilnehmerportal und wird zukünftig zahlreiche Funktionen und Self-Services auf modernster technologischer Basis bieten. Neben reiner Information für Ihre Teilnehmer wie Ausbildungsdokumente, Noten, Abwesenheiten und Profile bietet das mobil optimierte Portal auch zahlreiche Self-Service-Optionen: Einreichen von AUs und Praktikumsanwesenheiten, Adressänderungen, Aufgabenbearbeitung, Dokumentenuploads und vieles mehr.
2. eM@w Schnittstelle
Immer auf dem neuesten Stand muss Ihre eM@w-Schnittstelle zum elektronischen Datenaustausch zwischen Arbeitsagenturen und Bildungsträgern sein. Auch im letzten Update gab es wieder zahlreiche Neuerungen und Verbesserung, die wir für Sie in der RIOS umgesetzt haben.
3. Neue Webparts in RIOS 4 Workbench
Die RIOS 4 Workbench bringt neue Webparts mit sich, die es Nutzern ermöglichen, ihre individuelle Startseite nach Belieben zu gestalten. Hier finden sie relevante Informationen wie Nachrichten, Termine, Aufgaben, den Status der Teilnehmer, Einträge im Qualitätsmanagement, den eM@w-Ticker und RIOS-Updates.
4. Teilnehmeranlage kompakt
Noch schneller und einfacher Teilnehmer im System hinterlegen? Mit der neuen kompakten Teilnehmeranlage hinterlegen Sie alle, für Ihre Einrichtung relevanten, Informationen in einem übersichtlichen Assistenten und buchen gleich in Maßnahme und Ausbildungsgruppe ein. Der RIOS Dubletten-Check vermeidet, dass Sie Daten mehrfach erfassen.
5. SV-Schnittstelle
Diese Neuerungen der SV-Schnittstelle steigern die Sicherheit und Effizienz bei der Verwaltung von Sozialversicherungsdaten. Weitere Einzelheiten finden Sie auf der RIOS-Website oder im neuen RIOS-Toolkatalog.
6. Sicherheits-Neuerungen
Das neu eingeführte Security-Tool ersetzt die vorherige Anwendung und bietet fortschrittliche Funktionen, darunter dynamische Änderungen, verringerte Sensibilität bei Veröffentlichungen, Massenvergabe von Berechtigungen, erweiterte Suchmöglichkeiten und Protokollierung von Sicherheitsänderungen.
7. Individuelle Teilnehmerdokumentation
Die individuelle Teilnehmerdokumentation ermöglicht eine effizientere Zuweisung von individuellen Ausbildungsinhalten für einzelne Teilnehmer in einer Gruppe. Alles auf einer Seite, alles im gewohnten Assistenten.
8. System-Alert-Popup
Dieses neue Feature erlaubt die gezielte Verbreitung wichtiger Informationen an RIOS-Nutzer und setzt eine Lesebestätigung voraus, bevor die Nutzung von RIOS fortgesetzt werden kann.
3. Internat V2: Anforderungen und Projekt sowie die Umsetzungen in RIOS – ein Projektbeispiel der INNtegrativ gGmbH
Die INNtegrativ gGmbH präsentierte auf den vergangenen Kundentagen ein interessantes Projekt des vergangenen Jahres – die Erweiterung der Internatsverwaltung. Ziel war es, die Verwaltung der drei Internatsstandorte zu optimieren, von der Zimmerplanung bis zur Abrechnung. Die selbst entwickelte Lösung sollte dabei abgelöst werden und Prozesse über die Standorte hinweg vereinheitlicht werden.
Bei den Vorüberlegungen zu einer Software wurden auch bekannte Hotelsoftware-Produkte getestet. Die Entscheidung fiel aber zugunsten eines Entwicklungsprojektes mit RIOS Solutions. Gründe dafür waren unter anderem die Integration in RIOS, die gemeinsame Datenbasis und Auswertung, die Anforderungen aus der DSGVO und die Zukunftssicherheit der Lösung für das Unternehmen. Auch besondere fachliche Anforderungen, wie regelmäßige Blockbelegung, Reha-Schüler, Hotelgäste und Vermietungen sowie die Abrechnungsmöglichkeiten in RIOS und die nahtlose Übergabe in die Finanzbuchhaltung sprachen für das Projekt.
Zu den ersten Schritten:
Das Projektteam der INNtegrativ entwickelte ein detailliertes Lastenheft (Zusammenstellung der Anforderungen, die ein technisches Produkt z. B. Computersoftware erfüllen soll). Mittels eines Mind-Maps wurde versucht die Anforderungen intern zu strukturieren. Diese beiden Ansätze erwiesen sich als weniger effektiv.
Zu den Anforderungen zählten:
- Digitale Zimmertafel und Gebäudeplan.
- Buchungsautomatismen und bessere Übersicht.
- Verwaltung aller Kundengruppen. (Rechnungsabläufe, Formulare und Internatsnotizen)
- Individualisiertes Reporting.
- Konsistenzprüfungen.
Im Frühjahr 2022 wurde das Projekt mittels agilen und iterativen Ansatzes gestartet, welcher von zweiwöchentlichen Treffen mit dem RIOS-Team begleitet wurde. Das Projektteam bestand aus einem Mitarbeiter des Fachbereichs Internat von INNtegrativ für jeden Standort sowie den Verantwortlichen von RIOS. Während des Projekts wurden regelmäßige Tests durchgeführt, um schnell neue Ergebnisse für die nächste Abstimmung umsetzen zu können.
Zu Beginn des Projekts wurden die wichtigsten Aspekte priorisiert, wobei das Kundenmanagement und die Finanzbuchhaltung zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt wurden.
Im Mai 2023 wurde nach erfolgreicher Testphase das neue Live-System produktiv eingesetzt. Die Mitarbeiter freuen sich über intelligente Zimmervorbelegung, Live-Statistiken an Standorten, Gebäuden und Stockwerken, Sprungmarken zu Zimmern, Teilnehmern, einer individualisierbaren Teilnehmeransicht und DSGVO-konformer Darstellung Ihrer Zimmertafeln.
Die INNtegrativ plant bereits weitere Entwicklungen, darunter die Anbindung über mobile Geräte für Reinigungskräfte, die Einführung eines „Wachbuchs“ für den Empfang und die Planung von Renovierungsmaßnahmen über das Programm. Diese Verbesserungen versprechen, die tägliche Arbeit noch effizienter zu gestalten.
4. Cube-Auswertungen
Die RIOS-Cubes ermöglichen Ihnen, RIOS-Daten mit nur wenigen Klicks auszuwerten. Der Begriff „Cube“ bezieht sich auf die Darstellung von Informationen in verschiedenen Dimensionen, wie beispielsweise nach Kostenträgern, Leistungsarten oder Berufsfeldern.
Während die Erstellung grundlegender Auswertungen in Excel schnell erfolgt, steigt der Aufwand, wenn die Auswertungen komplexer werden. Durch den gezielten Einsatz der richtigen Excel-Tools kann mehr aus dem Cube herausgeholt und der Aufwand für die regelmäßige Berichterstellung reduziert werden. Dies beinhaltet die Nutzung der umfangreichen Möglichkeiten, die Excel bietet, um Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Es ermöglicht auch die Erstellung von Grafiken und Auswertungen, die auf den ersten Blick mit Excel schwierig erscheinen. Somit können selbst komplexe Daten einfach und schnell dargestellt werden.
Eine Alternative zur Auswertung von Cube-Daten mit Excel ist der Geschäftsanalyse-Dienst Power BI aus dem Hause Microsoft. Mit Power BI hat Microsoft ein starkes Tool zur Datenvisualisierung geschaffen, das aussagekräftige Auswertungen im Vergleich zu Excel noch einmal deutlich erweitert.
Wenn Sie also das Beste aus Ihren Cube-Daten herausholen möchten, können Sie gerne einen individuellen Termin mit uns vereinbaren.
