Alle RIOS Neuheiten auf einen Blick
1. Aufgabenmanagement
Im Rahmen von RIOS werden zahlreiche Aufgaben und Termine für die Anwender verwaltet. Dazu gehören beispielsweise Profiling-Termine, besondere Hilfen, Aufgaben aus der Förderplanung sowie ToDos aus der internen Datenprüfung von RIOS. Darüber hinaus fallen den Anwendern auch regelmäßig kleinere und größere Aufgaben in Bezug auf ihre Teilnehmer ein.
Das Aufgabenmanagement von RIOS unterstützt die Anwender dabei, auch in einem hektischen Arbeitsalltag den Überblick zu behalten. Alle Aufgaben werden zentral an einer Stelle gebündelt und verwaltet. Zudem besteht die Möglichkeit, an verschiedenen Stellen in RIOS ad hoc Aufgaben zu erfassen, beispielsweise direkt zu einem bestimmten Teilnehmer, Kontakt oder einer Fehlzeit. Auf diese Weise entlastet das Aufgaben- und Terminmanagement die Anwender von einem erheblichen Teil der Selbstorganisation und ermöglicht es ihnen, mehr Ressourcen für ihre eigentlichen Aufgaben einzusetzen.
2. Firmen zu Kostenträgern machen
Immer häufiger kommt es vor, dass Unternehmen, die bisher lediglich als Praktikumsfirmen oder ähnliches in RIOS erfasst waren, auch Teilnehmer für Bildungsangebote anmelden. In einem solchen Fall müssen diese Unternehmen auch als Kostenträger in RIOS eingetragen werden. Mit der Funktion „Firmen zu Kostenträgern machen“ kann dies mit nur einem Klick auf der Stammdatenseite des Unternehmens erfolgen. Dadurch wird ein Kostenträger-Datensatz für das betreffende Unternehmen erstellt, in dem relevante Informationen wie beispielsweise Finanzbuchhaltungsdaten hinterlegt werden können. Die Informationen zur Adresse, Ansprechpartner usw. bleiben selbstverständlich sowohl für das Unternehmen als auch den Kostenträger-Datensatz erhalten, und Änderungen an diesen Informationen wirken sich automatisch auf den jeweils anderen Datensatz aus.
3. Individuelle Leistungsdokumentation
Durch die Funktion „Gruppenteilung“ in der Leistungsdokumentation ist es möglich, eine Ausbildungsgruppe spontan in verschiedene Untergruppen aufzuteilen und für jede Untergruppe individuelle Ausbildungsinhalte zu erfassen. Wenn jedoch der Grad der Differenzierung innerhalb einer Gruppe so hoch ist, dass praktisch jeder Teilnehmer etwas anderes macht, wird die Handhabung über die Gruppenteilung zunehmend umständlich. In solchen Fällen kommt die Erweiterung „Individuelle Dokumentation“ zum Einsatz. Wenn diese Erweiterung aktiviert ist, können für jeden Teilnehmer der Gruppe individuelle Lernfelder und Lernbausteine erfasst werden. Falls es innerhalb der Gruppe nur wenige Ausnahmen gibt, kann der Anwender Lernfelder und Lernbausteine zunächst für alle Teilnehmer in der Gruppe „vorbelegen“ und dann nur noch die Einträge für die betroffenen Teilnehmer anpassen.
4. Erweiterung Internatsverwaltung abgeschlossen
Die Internatsverwaltung in RIOS wurde in den letzten Monaten grundlegend überarbeitet und erweitert. Das Ziel bestand darin, sowohl den Prozess der direkten Zimmervergabe komfortabler zu gestalten als auch die zugrundeliegende Planung der Zimmervergabe zu vereinfachen. Darüber hinaus war es wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter stets einen aktuellen Überblick über die Auslastung und Belegungsinformationen des Internats haben.
Die Erweiterung der Internatsverwaltung baut auf der bestehenden Funktion in RIOS auf, sodass bei der Implementierung keine zusätzliche Pflege erforderlich ist. Im Zuge dieser Weiterentwicklung wurden umfangreiche Verbesserungen vorgenommen. Zum einen wurde der Prozess der direkten Zimmervergabe intuitiver gestaltet, um den Anwendern eine komfortablere Erfahrung zu bieten. Zum anderen wurde die Planung der Zimmervergabe vereinfacht, um den administrativen Aufwand zu reduzieren.
Die überarbeitete Internatsverwaltung ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell und einfach Zimmer zuzuweisen und die Belegungsinformationen jederzeit im Blick zu behalten. Dabei wurden auch Aspekte wie die Auslastung der Räumlichkeiten, die Verfügbarkeit von bestimmten Zimmerkategorien und die Verwaltung von Reservierungen berücksichtigt. Durch die verbesserte Internatsverwaltung wird der gesamte Prozess effizienter gestaltet und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Ressourcen optimal zu nutzen.
5. Löschkonzept
In RIOS werden eine Vielzahl von sensiblen Daten gespeichert. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen müssen personenbezogene Daten spätestens nach zehn Jahren gelöscht werden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, bestimmte Daten bereits früher zu löschen. Aus diesem Grund entwickeln wir gemeinsam mit jedem Kunden ein individuelles Löschkonzept, das festlegt, nach welchen Fristen Daten automatisch aus der RIOS-Datenbank gelöscht werden.
Bei der Erstellung des Löschkonzepts berücksichtigen wir auch den speziellen Fall, dass ein Teilnehmer zum Mitarbeiter wird. In solchen Fällen wünscht der neue Mitarbeiter zu Recht, dass seine Teilnehmerakte in RIOS nicht mehr zugänglich ist. Allerdings können möglicherweise nicht alle Daten gelöscht werden, da bestimmte Aufbewahrungsfristen, wie z. B. für die elektronische Betriebsprüfung, eingehalten werden müssen. In solchen Situationen kann der Zugriff der Kollegen auf die Teilnehmerakte des betreffenden Mitarbeiters mit nur einem Klick entfernt werden.
5. Kompakte Teilnehmererfassung
Neben dem bestehenden Assistenten „Teilnehmer anlegen“ steht nun auch der Assistent „Teilnehmer anlegen kompakt“ zur Verfügung. Mit diesem Assistenten können alle für die Erstellung eines neuen Teilnehmers in RIOS erforderlichen Daten kompakt auf einer Seite erfasst werden. Dieser Assistent eignet sich besonders gut, wenn zu Beginn des Aufnahmeprozesses nur wenige Daten erfasst werden sollen.
Die kompakte Teilnehmererfassung ermöglicht es den Anwendern, den Prozess der Teilnehmererstellung schneller und effizienter durchzuführen. Die relevanten Informationen werden übersichtlich präsentiert und können direkt in einer einzigen Ansicht erfasst werden. Dadurch wird die Dateneingabe vereinfacht und Zeit gespart, insbesondere wenn vorläufige Informationen ausreichen.
