Das vergangene Jahr hat für RIOS viele Veränderungen gebracht. Wer mit dem System arbeitet, weiß: Es wird ständig weiterentwickelt, angepasst und mit neuen Funktionen ausgestattet. Manche dieser Neuerungen sind klein, aber im Alltag enorm praktisch. Andere wiederum verändern ganze Prozesse und sparen erheblich Zeit. Im Rahmen der RIOS-News und einer Fragerunde wurden bei den diesjährigen Kundentagen viele Neuigkeiten vorgestellt.
Ein wichtiger Meilenstein: Die Digitalisierung der Meldungen an die Deutsche Rentenversicherung. Die DRV setzt zunehmend auf digitale Kommunikation, was Verwaltungsprozesse erheblich vereinfacht. Allerdings haben die einzelnen Länder-DRVs unterschiedliche Anforderungen entwickelt. Die DRV Bund fordert beispielsweise die Sozialversicherungsnummer im Betreff, während die DRV Baden-Württemberg diese als erstes Wort im Mailtext erwartet.
RIOS hat deshalb flexible Maildienste entwickelt, mit denen Einrichtungen für jeden Kostenträger individuelle Meldungsvorlagen erstellen können. Über intelligente Platzhalter lassen sich Betreff und Mailtext präzise an die jeweiligen Vorgaben anpassen. Beginn- und Endmitteilungen, Fehlzeitenmeldungen und andere Standardmitteilungen laufen vollautomatisch ab.
Das System prüft täglich, welche Meldungen fällig sind, verschickt diese im korrekten Format und berücksichtigt auch nachträglich erfasste Fehlzeiten. Manuelle Prozesse entfallen, Fehlerquellen werden eliminiert und die Kommunikation läuft reibungslos.
Diese kostenpflichtige Erweiterung bietet einen klaren Return on Investment durch Zeitersparnis und Prozesssicherheit. Interessierte Einrichtungen können proaktiv auf ihre zuständige Landes-DRV zugehen und die Umstellung anstoßen.
Auch das Dashboard von RIOS hat sich weiterentwickelt. Neu ist das Webpart „Allgemeine Informationen”, über das wichtige Mitteilungen direkt auf der Startseite veröffentlicht werden können, etwa organisatorische Hinweise, geplante Wartungen oder Support-Informationen. Die Anzeige lässt sich zeitlich steuern, sodass Meldungen automatisch zu einem bestimmten Datum erscheinen und wieder verschwinden.
Ebenfalls neu ist das Webpart „Teilnehmerinfo TN”, das die wichtigsten Daten übersichtlich darstellt und mit Sprungmarken direkt in die relevanten Bereiche der Akte führt. Ein Klick auf „Ausbildungsgruppen” springt direkt zur Ausbildungsgruppenhistorie, ohne Umwege über Menüs.
Ergänzend gibt es weiterhin Systemmeldungen als Pop-up, die gezielt an einzelne Mitarbeiter oder Benutzergruppen verschickt werden können, etwa bei Notfällen oder besonders wichtigen Informationen. Diese Funktion ist dokumentiert und zeigt in der Datenbank, wer die Nachricht gesehen hat.
Neu hinzugekommen ist außerdem das Webpart „Förderplanwarnungen”, das rechtzeitig auf anstehende Förderplanungen hinweist.
Die bekannten Bereiche „Meine Teilnehmer” und „Meine Maßnahmen” wurden erweitert. Neben der direkten, namentlichen Zuweisung berücksichtigt das System nun auch Rollen im Reha-Team. Wer in einer Rolle ist, die im Reha-Team hinterlegt ist, sieht die entsprechenden Teilnehmer automatisch.
Zudem lassen sich Teilnehmer, die in den nächsten zwei Monaten beginnen oder in den letzten zwei Monaten beendet haben, ebenfalls anzeigen. Ein nützliches Werkzeug für die Aufnahme oder den Abschluss von Maßnahmen, gerade für Mitarbeiter, die viel mit Neuaufnahmen oder Austritten arbeiten.
Für Einrichtungen, die Teilnehmer zunächst in Sammelmaßnahmen buchen, bevor klar ist, welche konkrete Maßnahme es wird, gibt es nun eine elegantere Lösung. Typisches Szenario: Anmeldungen kommen rein, aber die genaue Klassenzuteilung steht erst später fest. Bisher musste man Teilnehmer in eine Dauermaßnahme buchen und später umversetzen, mit dem Nachteil, dass die Sammelmaßnahme in der Historie sichtbar blieb.
Jetzt können Maßnahmen als Sammelmaßnahme gekennzeichnet werden. Teilnehmer können aus diesen Sammelmaßnahmen in echte Maßnahmen überführt werden, ohne dass unnötige Historien-Einträge entstehen. Über einen eigenen Assistenten lassen sich mehrere Teilnehmer gleichzeitig in die richtige Maßnahme verteilen. Das sorgt für mehr Übersicht und eine saubere Datenbasis.
Ein echtes Highlight: Ausbildungsgruppen können sich nun automatisch synchronisieren. Viele Einrichtungen arbeiten so, dass Ausbildungsgruppen parallel zu Maßnahmen laufen, gleicher Name, gleiche Teilnehmer, gleiche Dauer. Bisher musste man bei jedem Wechsel, jeder Beendigung oder Rückversetzung auch die Ausbildungsgruppe manuell anpassen. Das kostete Zeit und führte zu Inkonsistenzen.
Mit dynamischen Ausbildungsgruppen gehört das der Vergangenheit an. Wird ein Teilnehmer in eine Maßnahme eingebucht, erscheint er automatisch auch in der entsprechenden Ausbildungsgruppe. Verlässt er die Maßnahme, verschwindet er ebenso automatisch aus der Gruppe. Änderungen bei Beginn- oder Enddatum werden sofort übernommen.
Besonders praktisch: Man kann vorab eine führende Maßnahme festlegen, aus der Informationen wie Ferienkalender oder Lernfelder gezogen werden, auch wenn noch kein Teilnehmer eingebucht ist. So lässt sich die Stundenplanung schon vorbereiten, bevor die ersten Teilnehmer da sind.
Ausnahmen sind natürlich möglich: Einzelne Teilnehmer können von der Synchronisation ausgeschlossen werden, falls es individuelle Abweichungen gibt. Ansonsten läuft alles automatisch, ein Dienst prüft nachts, ob alle Daten aktuell sind, und korrigiert bei Bedarf.
In den Maßnahmen gibt es nun sechs freie Preisfelder, die individuell benannt werden können. Über Aliase lassen sich die Felder umbenennen – etwa in „Abrechnung”, „Ausbildungsart” oder „Standort”. Die Bezeichnungen ziehen sich durchs ganze System und sind auch in Serienbriefen nutzbar.
Ergänzend wurde die Abrechnung um Leistungseinheiten erweitert. Bisher war oft unklar, was genau abgerechnet wird, Tage, Stunden, Minuten? Jetzt lässt sich pro Leistung eine Einheit hinterlegen, die in Auswertungen und Dokumenten sichtbar wird. Das sorgt für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Die Verwaltung von Leistungsterminen wurde grundlegend überarbeitet. Bisher konnten stundenweise Leistungen erfasst und abgerechnet werden, etwa Einzelgespräche oder Fördereinheiten. Was fehlte, war die inhaltliche Dokumentation.
Jetzt sind Leistungstermine und Besondere Hilfen miteinander verzahnt. Wer einen Leistungstermin anlegt, kann direkt eine Besondere Hilfe dazu dokumentieren, mit allen fachlichen Details. Umgekehrt lässt sich aus einer Besonderen Hilfe heraus ein Leistungstermin zur Abrechnung freigeben. Dokumentation und Abrechnung laufen damit nicht mehr auseinander.
Die Lösung funktioniert auch mit bestehenden Abrechnungssystemen und unterstützt Budgetüberwachung. Für Einrichtungen, die stundenweise abrechnen müssen, ist das eine enorme Erleichterung.
Praktika lassen sich schon länger über einen Assistenten unterbrechen, etwa wenn eine ganze Gruppe jeden Montag zur Berufsschule muss. Neu ist die individuelle Praktikumsunterbrechung direkt im Ausbildungsgruppenmanagement.
Besonders bei individuellen Maßnahmen kommt es vor, dass Teilnehmer an unterschiedlichen Tagen im Praktikum sind, mal zwei Tage, dann eine Woche Pause, dann wieder drei Tage. Über das Ausbildungsgruppenmanagement lassen sich jetzt individuelle Praktikumsblöcke anlegen. Der Gesamtzeitraum bleibt erhalten, aber einzelne Blöcke können flexibel definiert werden. Mit wenigen Klicks sind auch komplexe Praktikumsverläufe abgebildet.
Bei sehr individuellen Maßnahmen reicht die klassische Logik „Teilnehmer ist da, wenn keine Fehlzeit eingetragen ist” nicht mehr aus. Manche Einrichtungen müssen dokumentieren, wann jemand tatsächlich anwesend war, nicht nur, wann er gefehlt hat.
RIOS führt deshalb den Begriff „Anwesenheitsstatus” ein, der den bisherigen Begriff „Fehlzeit” peu à peu ersetzt. Ein Anwesenheitsstatus kann sein: anwesend, krank, Berufsschule, Praktikum, mobiles Lernen und so weiter. Wird über die Leistungsdokumentation etwas erfasst, kann das System automatisch einen Anwesenheitsstatus anlegen.
Parallel dazu wurde die Konfiguration von Fehlzeitstatus in die Stammdatenadministration verschoben. Systemadministratoren können jetzt pro Status festlegen:
Das macht das System flexibler und gibt Einrichtungen mehr Kontrolle über ihre Auswertungen.
Zwei wichtige Verwaltungsfunktionen wurden in die Stammdatenadministration verschoben:
Beendet-Status und Banken können jetzt auf inaktiv gesetzt werden. Alte, nicht mehr verwendete Einträge, etwa „ALT – nicht mehr verwenden”, verschwinden aus der Auswahl, bleiben aber in Altdaten sichtbar. Das sorgt für Übersicht und verhindert Fehleingaben.
Fehlzeitstatus lassen sich jetzt detailliert konfigurieren (siehe oben unter „Anwesenheitsstatus”). Die Erstkonfiguration übernimmt RIOS, Anpassungen können Systemadministratoren selbst vornehmen.
Neben den großen Erweiterungen gibt es viele kleine Anpassungen, die den Alltag angenehmer machen:
Die Fülle an Neuerungen zeigt: RIOS ist längst mehr als ein Verwaltungswerkzeug. Es ist das digitale Zentrum für alle Abläufe, von der Kommunikation mit Kostenträgern über die tägliche Arbeit in Maßnahmen und Ausbildungsgruppen bis hin zur Abrechnung und Dokumentation.
Große Entwicklungen wie automatisierte DRV-Meldungen oder dynamische Ausbildungsgruppen gehen Hand in Hand mit vielen kleinen Verbesserungen, die im Alltag den Unterschied machen. RIOS wächst stetig mit den Anforderungen seiner Anwender und genau das macht das System so stark.
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