Erweiterung der Internatsverwaltung

Zusammen mit unserem Kunden, der INNtegrativ gGmbH, konnten wir ein interessantes Entwicklungsprojekt durchführen – die Erweiterung der Internatsverwaltung in RIOS. 

Ziel war es, die Verwaltung der drei Internatsstandorte zu optimieren, von der Zimmerplanung bis zur Abrechnung. Die selbst entwickelte Lösung sollte dabei abgelöst werden und Prozesse über die Standorte hinweg vereinheitlicht werden.

Bei den Vorüberlegungen zu einer Software wurden auch bekannte Hotelsoftware-Produkte getestet, jedoch wurde die Entscheidung zugunsten von RIOS Solutions getroffen. Gründe dafür waren unter anderem die Integration in RIOS, die gemeinsame Datenbasis und Auswertung, die Anforderungen aus der DSGVO und die Zukunftssicherheit der Lösung für das Unternehmen. Auch besondere fachliche Anforderungen, wie regelmäßige Blockbelegung, Reha-Schüler, Hotelgäste und Vermietungen sowie die Abrechnungsmöglichkeiten in RIOS und die nahtlose Übergabe in die Finanzbuchhaltung sprachen für ein gemeinsames Projekt.

Das Projektteam der INNtegrativ entwickelte zunächst ein detailliertes Lastenheft mit einer Auflistung aller Anforderungen. Dazu zählten:

• Digitale Zimmertafel und Gebäudeplan
• Buchungsautomatismen und bessere Übersicht
• Verwaltung aller Kundengruppen (Rechnungsabläufe, Formulare und Internatsnotizen)
• Individualisiertes Reporting
• Konsistenzprüfungen

Anschließend wurde das Projekt mittels agilen und iterativen Ansatzes gestartet, welcher von zweiwöchentlichen Treffen mit dem RIOS-Team begleitet wurde. Das Projektteam bestand aus einem Mitarbeiter des Fachbereichs Internat von INNtegrativ für jeden Standort sowie den Verantwortlichen von RIOS. Während des Projekts wurden regelmäßige Tests durchgeführt, um schnell neue Ergebnisse für die nächste Abstimmung umsetzen zu können.
Zu Beginn des Projekts wurden die wichtigsten Aspekte priorisiert, wobei das Kundenmanagement und die Finanzbuchhaltung zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt wurden.

Nach erfolgreicher Testphase wurde schließlich das neue Live-System produktiv gesetzt. Die Mitarbeiter freuen sich über folgende Funktionen:

• Intelligente Zimmervorbelegung
• Live-Statistiken zu Standorten, Gebäuden und Stockwerken
• Sprungmarken zu Zimmern und Teilnehmern
• Individualisierbare Teilnehmeransicht
• DSGVO-konformer Darstellung ihrer Zimmertafeln

Weitere Funktionen sind bereits in Planung, darunter die Anbindung über mobile Geräte für Reinigungskräfte, die Einführung eines „Wachbuchs“ für den Empfang und die Planung von Renovierungsmaßnahmen über das Programm.