Sprechen wir von der Digitalisierung der beruflichen Bildung, wird häufig an interaktive Klassenräume und Lernen mit Tablet gedacht. Und tatsächlich ist die schrittweise Einführung von neuen Strukturen des Lernens und der Wissensvermittlung die große Aufgabe in Einrichtungen der beruflichen Bildung. Gleichzeitig muss das Thema Digitalisierung auch im Hintergrund gedacht werden. Verwaltung, Buchhaltung und Ausbilder – sie alle arbeiten täglich mit einer Fülle an Daten und Informationen, die strukturiert, abgelegt und bearbeitet werden müssen. Um zukunftsfähig zu bleiben, müssen Einrichtungen der beruflichen Bildung also mittelfristig einen digitalen Rahmen für ihre Verwaltung schaffen.
Wenn wir hier von der Digitalisierung der beruflichen Bildung sprechen, sprechen wir also davon, interne Abläufe zu optimieren und auf eine digitale Ebene zu verlegen. Für viele Einrichtungen klingt das nach einem nahezu unmöglichen Projekt. Verständlich, wenn man die Vielzahl an komplexen Abläufen und Prozessen betrachtet, die dort Tag für Tag erfolgen. Die Abrechnung mit Leistungsträgern, das Festhalten von Verlaufsdokumentationen, die Notwendigkeit, Berichte zu schreiben und weiterzuleiten. Die Liste kann endlos fortgeführt werden. Selbst wenn Einrichtungen um die technischen Möglichkeiten wissen, herrscht oftmals die Angst vor den vielen offenen Fragen vor. Klar ist: Der Weg hin zur digitalen Berufsbildungseinrichtung kann nicht von heute auf morgen gegangen werden. Am Ende aber ist er der einzige, der langfristig die Zukunftsfähigkeit in der Sozialwirtschaft sichert. Die drei wichtigsten Vorteile stellen wir hier vor.
Überall dort, wo mit Menschen gearbeitet wird, gilt es ein besonders wertvolles Gut zu achten: Privatsphäre und der Schutz personenbezogener Daten. Für Einrichtungen der Sozialwirtschaft ergibt sich damit eine besondere Stellung: Teilnehmerdaten müssen zuverlässig geschützt werden – das verlangt nicht nur die rechtliche Lage, sondern auch ein ethischer Standpunkt. Gleichzeitig müssen Daten zwangsläufig verarbeitet, gespeichert und etwa mit Leistungsträgern geteilt werden. Eine Software in dieser Branche muss deshalb immer auch besonders hohen Sicherheitsanforderungen stand halten.
Auf der einen Seite gilt es, Daten innerhalb der Einrichtung vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Bei der Anschaffung einer Software sollte deshalb immer auch auf die Möglichkeit geachtet werden, die Zugriffsrechte individuell an die jeweiligen Nutzer zu verteilen. Die persönlichen Informationen der Teilnehmer stehen in diesem Fall nicht allen mit der Software arbeitenden Mitarbeitern zur Verfügung. Ausbilder können dann etwa erbrachte Leistungen und Noten einsehen, nicht aber medizinische Daten. Ein solches Rechtemanagement ist für den Datenschutz der Teilnehmer unabdingbar.
Gleichzeitig gilt es die gespeicherten Informationen vor Zugriffen von außen zu schützen. Die eingesetzte Software muss deshalb kontinuierlich angepasst werden und stets den aktuellen Sicherheitsanforderungen entsprechen. Um dies sicherzustellen, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen IT-Unternehmen, das sowohl technischen Support bietet als auch über den aktuellen Wissensstand zu Themen rund um Datenschutz und IT-Sicherheit verfügt.
Die Digitalisierung hat Einfluss auf eine Vielzahl von Prozessen im privaten wie im beruflichen Alltag. Ein wichtiger Aspekt betrifft das Teilen, Speichern und Aufbewahren von Bildern oder Dokumenten in digitaler Form. Wichtige Schreiben werden heute nicht nur seltener in Briefform versandt, auch deren Ablage erfolgt heute in einem Ordner auf dem PC, anstatt im Aktenschrank. Die Verwaltung von Information und Daten ist somit das Kernstück jeder Software im Bereich der beruflichen Bildung und sollte deshalb für den Nutzer einen möglichst hohen Mehrwert bieten.
Auf dem Weg zur Digitalisierung wurde die Sozialwirtschaft lange stiefmütterlich behandelt. Angestellte stehen technischen Veränderungen folglich oft kritischer gegenüber als ihre Kollegen aus anderen Branchen. Während Industrie und Handel schon lange auf digitale Systeme setzen, fehlt es Einrichtungen der beruflichen Bildung schlicht an den nötigen finanziellen Mitteln. Auch die staatliche Unterstützung für Digitalisierungsvorhaben hielt sich bislang in Grenzen. Zum anderen kann auch technisches Unwissen zu einer gewissen Skepsis führen. Hier ist es besonders wichtig, die Mitarbeiter in allen Schritten zu begleiten und die benötigten Kenntnisse zum Umgang mit der Software zu vermitteln. Dies sollte, soweit möglich, vor Ort erfolgen und in Form von Schulungen durch entsprechende Experten bestehen.
Kommt ein Werkzeug täglich zum Einsatz, sollte es einfach und verständlich zu handhaben sein. Eine Verwaltungssoftware ist da keine Ausnahme. Übersichtlichkeit ist deshalb ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl dieser, auch in Bezug auf die spätere Akzeptanz des neuen Workflows durch die Mitarbeiter. Wichtige Informationen und anstehende Aufgaben oder Termine sollten präsent auf der Startseite zu sehen sein. Ziel der Software soll es schließlich sein, die Arbeit in der Einrichtung zu erleichtern, nicht durch eine unübersichtliche Struktur weiter zu erschweren. Im besten Fall kann die Oberfläche der Software individuell an die jeweiligen Bedürfnisse der Einrichtung angepasst werden. Alle überflüssigen Funktionen und Menüpunkte entfallen dann, was zusätzlich dazu beiträgt, den Überblick zu behalten und das Wichtigste immer im Blick zu haben. Zudem empfiehlt es sich, die Startseite der Software den jeweiligen Fachbereichen anzupassen. Das stellt zum einen den Datenschutz sicher und ermöglicht zum anderen eine effiziente Nutzung des Tools. Mitarbeiter können so gezielt auf die für sie relevanten Daten und Informationen zugreifen und diese bearbeiten. Aber eben nur diese. Medizinisches Personal, Verwaltungsangestellte und Management erhalten so ein auf ihre Arbeitsbereiche und Rechte angepasstes Interface.
Sprechen wir von Digitalisierung, meinen wir gemeinhin das Umwandeln analoger Prozesse in digitale. Das wahre Geschenk des digitalen Wandels aber ist ein anderes: Es ist Zeit. Formulare ausdrucken und von Hand ausfüllen und versenden, Informationen telefonisch einholen anstatt digital, Dokumente ablegen und wiederfinden – das alles kostet Tag für Tag wertvolle Arbeitszeit. Überall dort, wo mit Menschen gearbeitet wird, ist Zeit nicht nur ein betriebswirtschaftlicher Faktor, sondern insbesondere ein sozialer. Denn jede Minute, die sich ein Mitarbeiter bei der Dokumentation oder der Verwaltung von Daten spart, kann für die Teilnehmer eingesetzt werden. Das wiederum führt dazu, dass diese besser betreut werden, zufriedener sind und ihr Leistungsniveau steigt. Digitalisierungsprojekte haben somit eine direkte Auswirkung auf die Qualität der Ausbildung und Betreuung. Dies sollte besonders im Hinblick auf den hohen Konkurrenzdruck, unter dem viele Häuser stehen, bedacht werden.
Einrichtungen der Sozialwirtschaft stehen unter hohem Druck, mit der Digitalisierung Schritt zu halten. Gleichzeitig herrscht in vielen Einrichtungen Skepsis gegenüber Digitalisierungsprojekten. Fehlendes technisches Know-how und digitale Kompetenzen erschweren den Weg hin zur digitalen Einrichtung zusätzlich. Dabei können Softwarelösungen den Arbeitsalltag auf allen Ebenen erleichtern. Branchenspezifische IT-Lösungen bieten den Einrichtungen neben hohen Sicherheitsstandards auch übersichtlichere Strukturen und bieten eine hohe Zeiteffizienz. Das wiederum sichert langfristig deren Wettbewerbsfähigkeit. Wollen Einrichtungen der beruflichen Bildung dem Druck von Seiten der Leistungsträger und Konkurrenz standhalten, muss das Projekt Digitalisierung besser früher als später auf die Agenda.
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