Seit 2023 gilt ein neues Fachkonzept für die Berufsvorbereitende Bildungsmaßnahme (BvB). Es macht die Maßnahme deutlich flexibler, erhöht aber auch den Verwaltungsaufwand in den Einrichtungen. Viele Träger stellten sich seither die Frage, wie sich das Konzept im Alltag sauber abbilden lässt. Dieser Beitrag zeigt, wie RIOS Einrichtungen dabei unterstützt und welche Lösungen aus der ersten Projektphase hervorgegangen sind.
Das Fachkonzept gliedert die Maßnahme in mehrere Phasen, von der Ankommensphase über die Kompetenzanalyse bis zur berufsspezifischen Qualifizierung. Dazu kommt die Datenerhebung im Vorfeld, die zwar nicht vorgegeben ist, von vielen Einrichtungen aber aus gutem Grund durchgeführt wird. Diese Phasen laufen jedoch nicht für alle Teilnehmenden gleich ab. Hinzu kommen weitere Faktoren.
Aus Gesprächen mit fünf Einrichtungen ergaben sich drei zentrale Herausforderungen. Erstens ist oft schwer erkennbar, wo sich Teilnehmende gerade aufhalten oder aufhalten sollten. Zweitens sind Wechsel zwischen Ausbildungsgruppen aufwendig, weil die bisherige Logik davon ausging, dass Teilnehmende einmal eingebucht werden und dann in ihrer Gruppe bleiben. Drittens müssen Einschätzungen aus den Werkstätten schnell dokumentiert und für Bildungsbegleitung und Case Management übersichtlich verfügbar sein.
Aus den Gesprächen entstand ein erster Konzeptvorschlag, der gemeinsam mit den Einrichtungen intensiv diskutiert und überarbeitet wurde. Umgesetzt wurden die beiden Themen mit dem größten Bedarf, nämlich ein Dashboard für mehr Übersichtlichkeit und ein Assistent für den vereinfachten Wechsel zwischen Ausbildungsgruppen. Ein Werkstattprofiling wurde für eine spätere Phase zurückgestellt.
Dieses Vorgehen ist bewusst gewählt. Erfahrungsgemäß sind Funktionen, die zu groß gedacht werden, im Alltag oft wenig hilfreich. Ein schlanker erster Schritt, der im Einsatz erprobt und danach erweitert wird, führt zu passgenaueren Lösungen.
Das Dashboard bündelt die wichtigsten Informationen zu einem Teilnehmenden an einer Stelle. Jede Person stellt sich die Dashboard-Elemente selbst zusammen.
Berufe und Erprobung. In der Berufsübersicht werden die Berufswünsche mit Priorität hinterlegt. Sobald ein Teilnehmender einer passenden Ausbildungsgruppe zugeordnet wird oder ein Praktikum in diesem Beruf absolviert, verschwindet der Beruf aus der Liste der noch zu erprobenden Berufe. Wünsche lassen sich inaktiv setzen und bleiben trotzdem dokumentiert.
Gruppen im Überblick. Das Dashboard zeigt geplante, aktuell besuchte und weitere Ausbildungsgruppen an, etwa einen parallel laufenden Förderunterricht. Ob eine Gruppe zur BvB gehört, wird über eine Kennzeichnung in der Ausbildungsgruppe festgelegt. In der Teilnehmerliste einer Gruppe ist zudem ersichtlich, in welchem Beruf die Teilnehmenden dort erproben.
Termine, Fehlzeiten und Berufsschule. Anstehende Termine und ausgewählte Fehlzeiten werden angezeigt, sodass sich Nichtverfügbarkeiten frühzeitig erkennen lassen. Zusätzlich sind Berufsschule, Unterrichtszeiten, Blockunterricht und Raum auf einen Blick sichtbar.
Arbeitszeit und Arbeitszeitreduzierung. Die reguläre Arbeitszeit ergibt sich aus dem Stundenraster der Ausbildungsgruppe. Eine Arbeitszeitreduzierung lässt sich mit Wochenstunden, Zeitraum, betroffenen Wochentagen und Begründung erfassen und erscheint direkt im Dashboard. Das ist ein erster Schritt, eine Verknüpfung mit der Leistungsdokumentation ist für später vorgesehen.
Prognose und Perspektive. Die Einschätzung, welche Ausbildung für einen Teilnehmenden infrage kommt, wird mit Datum und Begründung dokumentiert. Bei einer neuen Einschätzung kann die letzte Prognose übernommen und angepasst werden. Das Dashboard macht Veränderungen gegenüber der vorherigen Prognose sichtbar, und der Verlauf lässt sich in einer sortierbaren Tabelle nachvollziehen.
Der Assistent vereinfacht Zuordnungen und Wechsel erheblich. Über Filter für Zeitraum, BvB-Gruppen, eigene Teilnehmende oder einzelne Gruppen werden alle passenden Zuordnungen mit Beginn und Ende angezeigt. Die zuletzt gewählte Einstellung bleibt erhalten.
Für jede Zuordnung stehen klar unterscheidbare Optionen zur Verfügung.
Bei der Suche nach einer freien Gruppe zeigt der Assistent Kapazität und Belegung an. Mit einem frei wählbaren Stichtag wird die Entwicklung wochenweise dargestellt. Die Kapazität lässt sich zeitlich staffeln, zum Beispiel bei personellen Veränderungen. Bewerber, die bereits eingebucht sind, werden getrennt ausgewiesen. So lässt sich einschätzen, ob eine Gruppe tatsächlich Platz bietet.
Der Assistent und viele Dashboard-Elemente sind nicht auf die BvB beschränkt. Sie stehen auch für andere Maßnahmen und für die Regelausbildung zur Verfügung.
Das Teilnehmermanagement BvB ist der erste Schritt und noch nicht das Ende der Entwicklung. Erst der Einsatz in der Praxis zeigt, welche Informationen an welcher Stelle wirklich benötigt werden. Themen wie die Verknüpfung mit der Förderplanung, die Anzeige weiterer Angaben direkt in der Gruppenübersicht oder die Automatisierung von Phasenzeiträumen werden gemeinsam mit den Einrichtungen weiterentwickelt. Maßgeblich bleiben dabei das Fachkonzept und die Kernleistungsbeschreibung der Bundesagentur für Arbeit.
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