Auf den RIOS Kundentagen wurden aktuelle Produktneuheiten sowie die strategische Ausrichtung des Systems für die kommenden Jahre vorgestellt.
Im Mittelpunkt standen umfangreiche Automatisierungen in der Gruppen- und Maßnahmenplanung, eine überarbeitete Kostenträgerverwaltung sowie technische Verbesserungen bei Stabilität, Authentifizierung und Systemkommunikation. Ein Ausblick auf Reporting, Schnittstellen und KI-Funktionen rundete die Veranstaltung ab.
Auslöser für die neue Funktion war ein Neukundenprojekt mit besonders komplexen Anforderungen. Mehr als 40 Standorte und eine große Anzahl an verschiedenen Produkten. Mindestens zwei Durchführungen je Maßnahme und Standort pro Jahr ergeben in Summe tausende potenziell anzulegende Maßnahmen jährlich. Da zum Planungszeitpunkt meist noch nicht feststeht, welche Maßnahmen tatsächlich gebucht werden, wäre eine manuelle Pflege mit einem hohen Aufwand und unnötigem Datenwachstum verbunden.
RIOS ermöglicht nun, entsprechende Regeln direkt in den Maßnahmenvorlagen zu hinterlegen. Festgelegt werden können unter anderem der Anlagezeitpunkt, der zuständige Standort, die Organisationseinheit und Kostenstelle, der verwendete Inhaltskatalog sowie der Umgang mit Teilzeit- und Vollzeitangeboten. Nicht gebuchte Maßnahmen werden automatisch wieder entfernt, gebuchte Maßnahmen lassen sich anschließend automatisiert zu Ausbildungsgruppen zusammenfassen. Besonders relevant ist diese Funktion für Einrichtungen mit mehreren Standorten, vielen parallel geplanten Maßnahmen und schwer planbaren Teilnehmerzahlen.
Auch die Ausbildungsgruppen selbst können künftig dynamisch geführt werden. Werden Maßnahmen hinterlegt, nimmt RIOS Teilnehmende beim Eintritt automatisch in die zugehörige Ausbildungsgruppe auf und entfernt sie beim Austritt wieder. Eine führende Maßnahme bestimmt dabei, welcher Inhaltskatalog etwa für die Stundenplanung maßgeblich ist. Einzelne Personen lassen sich bei Bedarf gezielt von der automatischen Synchronisation ausschließen, etwa bei individuellen Sonderregelungen. Ergänzend steht eine komfortable Mehrfachauswahl zur Verfügung, mit der sich Maßnahmen nach Kriterien wie Standort, Produkt oder Startdatum suchen und gesammelt einer Ausbildungsgruppe zuordnen lassen.
Praktikumsunterbrechungen lassen sich nun direkt im Ausbildungsgruppenmanagement flexibel bearbeiten, etwa bei kurzfristigen Reflexionstagen oder veränderten Praktikumstagen. Wiederkehrende Unterbrechungen können für einzelne Teilnehmende oder ganze Gruppen eingerichtet werden, RIOS erzeugt die passenden Unterbrechungsblöcke automatisch. Bereits angelegte Blöcke lassen sich nachträglich verkürzen, verschieben oder ergänzen, ohne den ursprünglichen Praktikumsdatensatz neu anzulegen.
Ein neuer Hintergrunddienst erzeugt zudem automatisch Fehlzeiten aus geplanten Organisationsterminen. Wird beispielsweise ein Berufsschulblock in einer Ausbildungsgruppe hinterlegt, legt RIOS die entsprechenden Fehlzeiten für alle Gruppenmitglieder automatisch an und berücksichtigt dabei nachträgliche Änderungen wie neue Teilnehmende oder verschobene Zeiträume. Das Verfahren lässt sich grundsätzlich auch für andere Terminarten wie Urlaub oder Prüfungen nutzen.
Auf technischer Seite wurde die Prozesssteuerung stärker in die Datenbank verlagert. Dadurch lassen sich abgebrochene oder abgelaufene Prozesse zuverlässiger zurücksetzen, Datensätze bleiben nicht mehr unnötig lange gesperrt, und das System arbeitet insgesamt stabiler und schneller. Unnötige Abbruchabfragen entfallen künftig, sofern keine tatsächlichen Änderungen vorgenommen wurden. Ein optionaler Speicherbutton ermöglicht zudem das Zwischenspeichern bei umfangreicheren Vorgängen, ohne den Prozess vollständig abzuschließen.
Der E-Mail- und Systemmeldungsdialog wurde technisch und optisch überarbeitet, sodass sich Empfänger, CC-Adressen und Rollen schneller zusammenstellen lassen. Systemmeldungen können zusätzlich zeitgesteuert als bestätigungspflichtiger Hinweis angezeigt werden, etwa bei geplanten Wartungsarbeiten.
Da der bisher genutzte Microsoft-Identity Server abgekündigt wurde, stellt RIOS künftig auf OpenID um. Windows-Authentifizierung wie bisher, sowie Microsoft Entra ID als neue Authentifizierungsmethode stehen jetzt zur Verfügung. Ein zentraler Vorteil ist die verbesserte Abmeldung, die insbesondere bei gemeinsam genutzten Rechnern in Schulungsräumen eine eindeutige Nutzerabmeldung ermöglicht.
Für die kommenden Monate sind weitere Verbesserungen vorgesehen. Ein zentrales Modul für den Interessenten- und Teilnehmerimport soll Anmeldungen über Kundenwebseiten, deren Klassifizierung und die Überführung in konkrete Maßnahmen bündeln, statt wie bisher individuell je Kunde entwickelt zu werden. Die Steuerung von System-E-Mails soll zunehmend in die RIOS-Oberfläche verlagert werden, sodass Kunden künftig selbst festlegen können, welche Personen, Rollen oder Standorte welche Nachrichten erhalten. Auch die ursprünglich intern konzipierte Stammdatenverwaltung wird grundlegend überarbeitet, um sie für die breite Kundennutzung benutzerfreundlicher zu gestalten.
RIOS hat im Rahmen eines extern begleiteten Scale-up-Prozesses das Unternehmen und Produktportfolio neu ausgerichtet. Neue Kunden und Kundengruppen sollen in Zukunft gewonnen werden und somit auch neue Funktionen für die bestehenden Kunden entwickelt werden. In den vergangenen zwei Jahren konnten bereits acht neue Einrichtungen gewonnen werden.
Für die kommenden Jahre sind unter anderem ein neues Reporting-System für Berichtsexporte, Serienbriefe und automatisierte Berichterstellung, zusätzliche Schnittstellen zu ASAflex und dem BAMF (Bundesamt für Migration und Flüchtlinge) sowie eine stärkere Teilnehmerzentrierung im Lernmanagement geplant. Auch eine Dozentenabrechnung sowie die Möglichkeit, Teilnehmende gleichzeitig mehreren Maßnahmen zuzuordnen, stehen auf der Roadmap. Langfristig soll der gezielte Einsatz von KI-Funktionen den Kunden einen messbaren Mehrwert verschaffen, während die fortschreitende Digitalisierung wiederkehrender Prozesse wie Vertragsunterzeichnung oder Praktikumsabläufe manuelle Schritte weiter reduzieren soll.
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