Auf den Kundentagen 2026 wurden die neuen Self-Services in RIOS vorgestellt. Teilnehmende können damit künftig wiederkehrende Vorgänge eigenständig über eine App durchführen. Ziel ist es, alltägliche Anliegen dorthin zu verlagern, wo sie entstehen, und den administrativen Aufwand in den Einrichtungen spürbar zu reduzieren.
Die Idee zu den Self-Services entstand vor rund zwei Jahren gemeinsam mit den Berufsförderungswerken Schönberg, Frankfurt und Köln. Da die fachliche Expertise für ein solches Projekt intern nicht ausreichte, wurden die drei Einrichtungen gezielt als Projektpartner gewonnen. Nach Anforderungsworkshops und einer Konzeptionsphase entstand daraus die technische Grundlage für die heutige Lösung.
Technisch bauen die Self-Services auf dem LMS Educa auf. Dadurch mussten grundlegende Funktionen wie Authentifizierung, mobile Nutzung und die Teilnehmer-App nicht neu entwickelt werden, da Teilnehmende diese App über Educa in vielen Fällen bereits für ihren Stundenplan und ihre Termine nutzen. Zwischen der App und RIOS ist zusätzlich ein Sicherheits-Proxy eingebunden, der Authentifizierung und Datensicherheit übernimmt und verhindert, dass Eingaben ungeprüft direkt in die RIOS-Datenbank gelangen.
Zum Start wurden vier Anwendungsfälle umgesetzt. Teilnehmende können Fehlzeiten selbst entschuldigen, indem sie Zeitraum, einen Kommentar und bei Bedarf ein Foto oder PDF einer Bescheinigung direkt über die App einreichen. Adressänderungen lassen sich ebenfalls selbst eintragen, wobei auch individuelle Anforderungen wie die historische Verwaltung mehrerer Adressen berücksichtigt werden können. Ergänzt wird das Angebot durch allgemeine Anfragen an die Einrichtung sowie durch Dokumentenanfragen, etwa wenn ein Zwischenzeugnis oder eine Teilnahmebestätigung benötigt wird.
Alle Eingaben durchlaufen einen konfigurierbaren Genehmigungsprozess. Für jeden Self-Service lässt sich festlegen, wer für die Prüfung zuständig ist, etwa eine bestimmte Person, eine Rolle oder der zuständige Case-Manager. Zusätzlich stehen zwei Eskalationsstufen zur Verfügung, über die eine Anfrage nach einer definierten Anzahl von Tagen automatisch weitergeleitet wird, falls sie noch nicht bearbeitet wurde. Für jede Anfrageart kann außerdem individuell eingestellt werden, ob ein Dokument verpflichtend hochgeladen werden muss, und unter welchem Inhaltstyp genehmigte Dokumente anschließend in der Akte abgelegt werden.
Eine kürzlich ergänzte Funktion kehrt den bisherigen Ablauf um. Statt nur Anfragen von Teilnehmenden entgegenzunehmen, können Einrichtungen nun selbst gezielte Anfragen an einzelne Personen oder ganze Maßnahmen stellen, etwa um eine unterschriebene Datenschutzerklärung oder ein anderes Dokument einzufordern. Für offene Anfragen dieser Art lassen sich zudem Übersichtslisten erstellen, sodass sich jederzeit nachvollziehen lässt, bei wem noch erforderliche Unterlagen fehlen.
Für die Priorisierung künftiger Self-Services wurden klare Kriterien genannt. Besonders gut geeignet sind Vorgänge, die häufig vorkommen, einen klaren Ablauf haben und wenig Sonderfälle erfordern. Auf dieser Grundlage wurden bereits weitere Ideen gesammelt, darunter Fahrtkostenanträge, die automatisiert erstellte Zwischenzeugnisse, Änderungen der Bankverbindung, der Abruf von Rechnungen sowie das selbstständige Zurücksetzen von Passwörtern.
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