Mit der Einführung der elektronischen Maßnahmenabwicklung, kurz eM@w, im Jahr 2007, ist die Agentur für Arbeit vergleichsweise früh einen wichtigen Schritt in Richtung Prozessdigitalisierung gegangen. Seither profitieren die zur eM@w-Nutzung verpflichteten Einrichtungen von den Möglichkeiten des Datentransfers. Erfahren Sie im Folgenden, wie die Schnittstelle den Arbeitsalltag in sozialen Einrichtungen erleichtert und welche Vorteile die Kombination mit einer Verwaltungssoftware bietet.
Hinter dem technisch-anmutenden Namen stecken zwei Hauptfunktionen. Zum einen stellt eM@w die Schnittstelle dar, die es sozialen Einrichtungen ermöglicht, Daten zu Teilnehmern und erbrachten Leistungen einfach und digital an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Zum anderen wurde mit eM@w auch ein Regelwerk geschaffen, das detailliert darlegt, welche Daten zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form übermittelt werden müssen.
eM@w dient den Verwaltungsabteilungen in sozialen Einrichtungen als Hauptkanal zur Kommunikation mit der Agentur für Arbeit. Mithilfe der Plattform können Teilnehmerinnen und Teilnehmer unkompliziert an- bzw. abgemeldet sowie Änderungen von teilnehmerbezogenen Daten einfach auf elektronischem Wege vorgenommen werden. Zudem bietet eM@w den Einrichtungen die Möglichkeit, den Verlauf einer bestimmten Maßnahme an die Agentur für Arbeit zu berichten sowie im Gegenzug auch Mitteilungen von dieser zu empfangen.
Die Plattform wurde mit dem Ziel entwickelt, die Kommunikation zwischen den Einrichtungen und der Agentur für Arbeit einheitlich zu gestalten. Wo früher die einzelnen Agenturen mit unterschiedlichen Anforderungen für Verwirrung sorgten, bestehen dank eM@w nun standardisierte Kommunikationsprozesse. Dadurch wurden Abläufe in der Datenübermittlung beschleunigt, die Datenverarbeitung vereinfacht und somit der gesamte Prozess effizienter und transparenter gestaltet. Doch eM@w kann noch mit weiteren Vorteilen punkten:
eM@w hat papierbasierte Kommunikationswege abgelöst und den Austausch zwischen Auftragnehmern und der Agentur für Arbeit nachhaltig vereinfacht. Der Datenaustausch auf digitalem Weg erleichtert nicht nur Angestellten der Agentur für Arbeit die Verarbeitung der übertragenen Daten, sondern kommt ebenso den Mitarbeitern in den sozialen Einrichtungen zu Gute, welche von einem verringerten Verwaltungsaufwand profitieren und alle Informationen stets tagesaktuell abrufen können. Mussten Einrichtungen früher die unterschiedlichen Anforderungen an das Berichtwesen der jeweiligen Agentur für Arbeit beachten, gilt nun ein einheitlicher Standard bei der Datenübermittlung. Ausdrucken und postalischer Versand entfallen nun gänzlich.
Großes Thema der Digitalisierungsära ist der Schutz personenbezogener Daten. Um diese sicher zu stellen, werden alle Informationen ausschließlich verschlüsselt übertragen und vertrauliche Dokumente mit einer digitalen Signatur geschützt, welche die Echtheit des Dokuments garantiert. Durch die Einführung von eM@w wird damit sichergestellt, dass die Einrichtungen alle bundesweiten Regelungen beim Thema Datenschutz einhalten.
Für die Übertragung der Daten an die Agentur für Arbeit ist ein eigenes Programm nötig. Einrichtungen können entweder eine Einzelsoftware nutzen oder aber die eM@w-Schnittstelle in ihre bestehende Verwaltungssoftware integrieren. Um im Arbeitsalltag das ganze Potenzial der Schnittstelle ausschöpfen zu können, empfiehlt sich zweiteres. Eine Integration in eine vorhandene Softwarelösung hat den Vorteil, dass die ohnehin im System hinterlegten Daten ohne großen Mehraufwand ganz einfach aus der Datenbank exportiert und elektronisch an die Agentur für Arbeit übermittelt werden können. Dieser Prozess erfolgt für den Nutzer unsichtbar im Hintergrund. eM@w-Meldungen werden in der vorhandenen Software automatisch generiert und an die Agentur für Arbeit weitergeleitet. Im Gegenzug werden auch die rückübermittelten Informationen erfasst und für die Mitarbeiter strukturiert zur Weiterbearbeitung abgelegt.
Durch die coronabedingten Neuerungen beim standortunabhängigen Lernen und Arbeiten, hat nun auch die Agentur für Arbeit die zu übermittelnden Informationen entsprechend angepasst. Für die Leistungserbringer bedeutet das, Wege zu finden, diesen veränderten Anforderungen gerecht zu werden. Hier zahlt sich die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister aus. Dieser kann auf aktuelle Veränderungen kurzfristig mit Anpassungen in der vorhandenen Verwaltungssoftware reagieren und somit die korrekte Informationsabwicklung sicherstellen.
Die Übermittlung von Daten per eM@w-Schnittstelle gehört in sozialen Einrichtungen seit Langem zum Arbeitsalltag. Umso wichtiger ist es zu wissen, welche Vorteile die Plattform bietet. Einrichtungen, die ihre Daten in einer allgemeinen Verwaltungssoftware bündeln, können ihren Verwaltungsaufwand durch die Integration eines eM@w-Moduls maßgeblich reduzieren. Zudem können Mitarbeiter so schnell auf die sich wandelnden Anforderungen der Berichterstattung durch die Corona-Pandemie reagieren.
Was beeinhaltet die in RIOS integrierte em@w Schnittstelle / emaw Schnittstelle?
Die Plattform eM@w (elektronische Maßnahmeabwicklung) wurde von der Bundesagentur für Arbeit entwickelt, um den elektronischen Datenaustausch zwischen den Agenturen für Arbeit und Bildungsträgern zu ermöglichen. Die Verwendung dieser Plattform ist für bestimmte Maßnahmen obligatorisch. Das Hauptziel besteht darin, bundesweit einheitliche und standardisierte Arbeitsprozesse einzuführen, um die Abläufe zu beschleunigen, effizienter zu gestalten und transparenter zu machen. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen, und vertrauliche Dokumente werden durch eine Digitale Signatur geschützt, um deren Authentizität zu gewährleisten. Das Konzept von eM@w beinhaltet auch Datenschutzrichtlinien, die fest verankert sind.
Welche Vorteile bringt em@w / emaw
In RIOS wird eM@w nahtlos in die bestehenden Arbeitsprozesse integriert. Dies bedeutet, dass die zu übertragenden Daten bereits in der RIOS-Datenbank erfasst sind und lediglich extrahiert und versendet werden müssen.
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